Assistant(e) Administratif (ve), Réception

QUI SOMMES NOUS:

L’Archidiocèse catholique romain d’Ottawa-Cornwall est un diocèse bilingue qui partage l’Évangile avec les résidents d’Akwesasne et Champlain dans l’est jusqu’à Mississippi Mills dans l’ouest. Il offre des occasions pour rencontrer Jésus-Christ par l’entremise de ses paroisses aux personnes de tout âge qui veulent en apprendre davantage sur Lui, se rapprocher de Lui et Le servir par leurs dons et talents uniques. Vous pouvez rejoindre l’Archidiocèse à ottawacornwall.ca et par l’entremise des médias sociaux en utilisant l’identifiant ottawacornwall.

SOMMAIRE: 
En tant que premier point de contact pour les visiteurs et les membres de l'équipe, le rôle de l'Adjoint (e) administratif(ve) - réception est de toujours illustrer la culture et la spiritualité de l'hospitalité de notre Église. En accueillant les visiteurs, en recevant les communications entrantes et en partageant l'information avec les parties concernées qui souhaitent s'engager avec l'Archidiocèse d'Ottawa-Cornwall, l'Adjoint (e) administratif(ve) - Réception devra faire preuve de compassion pour traiter les nombreuses questions délicates soulevées par des personnes de tous les horizons. La personne qui occupe ce poste fait partie du Département des personnes et de la culture et relève du directeur de ce département.

RESPONSABILITES ET TACHES:

Accueillir nos frères et sœurs (40 % du temps) :

• Répondre aux appels de l'Archidiocèse de manière courtoise et professionnelle, en utilisant un système téléphonique Avaya à trois lignes et un système de messagerie vocale ; fournir des réponses aux questions de nature générale ; transférer les appels à la personne ou au service approprié.
• Accueillir les visiteurs qui ont un rendez-vous, leur demander leur nom et les inviter à se rendre dans la salle d'attente tout en annonçant leur arrivée au membre de l'équipe ou au service concerné ;
• Accueillir les visiteurs qui n'ont pas de rendez-vous et déterminer le motif de leur visite afin de les orienter vers le membre de l'équipe ou le service approprié;
• Prendre note des questions reçues et collaborer avec le département de la communication et de la promotion de la mission pour déterminer la manière la plus appropriée d'y répondre. Ces réponses seront utilisées pour développer une base de données des questions fréquemment posées (FAQ)
• Surveiller activement le service de discussion de l'Archidiocèse et l'adresse électronique générale pour toute question reçue en ligne. Trouver la meilleure façon d'y répondre.

• Soutenir le bureau de l'Archevêque, les départements Personnes et culture, Milieu sécuritaire, ainsi que Communications et promotion de la Mission en publiant des messages et des informations sur le site web de l'Archidiocèse.
• Aider le Gestionnaire, Milieu sécuritaire à effectuer des contrôles de police, à mettre à jour les bases de données, à fournir des résultats, à répondre aux questions et à assurer le suivi des membres du clergé, des bénévoles et des employés du centre diocésain et des paroisses.
• Soutenir l'équipe Personnes et culture dans la publication des postes sur le site web de l'Archidiocèse et sur d'autres sites pertinents, le cas échéant.
• Assister la Directeur des communications et de la promotion de la Mission dans diverses tâches administratives, telles que la création de formulaires, la préparation de modèles, le suivi des résultats d'enquêtes, la recherche d'informations, la liaison avec les paroisses et les fournisseurs, l'envoi de communications et la mise à jour des informations de communication internes et externes.
• Aider à l'archivage général.
• Effectuer d'autres tâches connexes impliquant un soutien administratif, à la demande de la Directrice Personnes et culture, de la gestionnaire, Milieu sécuritaire et de la Directrice des communications et de la promotion de la Mission

• Assister le/la Directeur(trice) du développement philanthropique dans la création et la mise à jour de la base de données principale des contacts de l'Archidiocèse.
• Effectuer des vérifications régulières de tous les sites web et des médias sociaux pour détecter les inexactitudes dans les informations de contact et les heures d'ouverture, mettre à jour ces informations si nécessaire et informer les autres membres de l'équipe de communication et de promotion de la mission de toute irrégularité.
• Aider les autres membres de l'équipe lorsqu'ils ont des difficultés à trouver des informations dans la base de données.
• Tenir à jour la liste des contacts avec les médias pour l'équipe chargée de la communication et de la promotion de la Mission.
• Extraire des listes de la base de données en cas de besoin pour aider le bureau de l'Archevêque, ainsi que les départements des Communications et promotion de la Mission, Personnes et culture, et Environnement sécuritaire.

• Trier et distribuer le courrier adressé aux membres de l’équipe de l’Archidiocèse
• Préparer le courrier sortant en utilisant un système d’affranchissement de modèle MSF1;
• Traiter le courrier sortant, les paquets et les colis à envoyer par coursier;
• Remplir les demandes en ligne et s'assurer que les informations appropriées apparaissent sur les paquets;
• Réceptionner les colis et le courrier et informer les membres de l'équipe ou les locataires concernés de l'arrivée des colis;
• Trier et distribuer les courriels entrants, répondre aux demandes générales, transmettre les courriels spécifiques aux membres de l'équipe ou aux services appropriés pour un suivi si nécessaire ;
• Assister le département des Communication et de la promotion de la Mission dans la distribution et la gestion des abonnements aux publications de l'Archidiocèse.

• Maintenir et commander les fournitures de bureau nécessaires, ainsi qu’un inventaire de papier et d’enveloppes;
• Préparer des rapports mensuels pour les membres de l’équipe comptable concernant les fournitures utilisées par chaque secteur; veiller à ce qu’il y ait un inventaire complet d’article d’usage courant et de papeterie; préparer un inventaire des réserves à la fin de chaque année;

• Diplôme d’études secondaires
• Diplôme collégial en administration, techniques de bureautique serait un atout
• Au moins deux (2) années d'expérience dans un poste connexe
• Excellentes aptitudes au téléphone et solides compétences interpersonnelles  
• Diplomatie et tact
• Capacité à travailler avec le public avec aisance
• Aptitude à travailler sous pression avec succès
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) dans les deux langues officielles (anglais et français).
• Capacité à travailler en équipe, à communiquer avec tous les niveaux de l’organisation et à s’adapter rapidement au changement.
• Excellent sens de l’analyse et capacité à prendre les bonnes décisions rapidement en utilisant son expérience et son jugement.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à respecter les échéanciers, tout en livrant des résultats de qualité.
• Reconnu pour sa rigueur, son intégrité, sa confidentialité et son autonomie.
• Excellente connaissance de la suite MS Office, Google Calendar, ainsi que les médias sociaux et l'affichage sur des site web, connaissance d'Adobe Acrobat Professional
• Catholique pratiquant (un atout)
• Vérification récente du casier judiciaire à travers l’Archidiocèse.

• 1209 rue Michael, Ottawa
• Emploi permanent et à temps plein 37.5 heures par semaine
• Du lundi au vendredi
• Travail dans un environnement de bureau avec des postes de travail individuels;

• Ensemble complet d'avantages sociaux dès le premier jour.
• Régime de pension : Contributions définies (après 6 mois d'emploi continu).
• Fermeture de deux semaines pour les célébrations de Noël.
• Les heures supplémentaires sont payées sur approbation préalable.
• Télétravail occasionnel sur approbation préalable du supérieur hiérarchique.
• Environnement de travail décontracté;
• Stationnement gratuit;

COMMENT POSTULER
Envoyez votre lettre de présentation et CV à carrieres@ottawacornwall.ca en indiquant votre nom et le titre du poste dans l’objet de votre courriel. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Note
En vertu du paragraphe 24(1)(a) du Code des droits de la personne de l’Ontario, l’Archidiocèse d’Ottawa-Cornwall a le droit de préférer, en matière d’emploi, des candidates et candidats catholiques romains.

DATE LIMITE
31 mars 2023

Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), l’archidiocèse d’Ottawa-Cornwall offre des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes handicapées. S’ils sont contactés pour une entrevue, les candidats doivent faire connaître leurs besoins en matière d’adaptation à ce moment-là.