Adjoint Administratif- Pastorale Francophone

Sommaire

L’Adjoint administratif fournit du support administratif au Directeur de la mission et des services pastoraux francophones, au service pastoral du secteur francophone et aux paroisses de l’archidiocèse. La personne collaborera avec les paroisses en répondant à leurs besoins liturgiques.  Le candidat retenu doit être en mesure d'exercer de la discrétion, un bon jugement, ainsi que le sens de l’initiative. Cette personne doit être débrouillarde et très organisée, pouvoir travailler de façon autonome, avoir la capacité de prioriser son travail avec peu de supervision et pouvoir exécuter ses tâches avec beaucoup d'attention aux détails.

Responsabilités

Pastorale francophone
 

• Présenter une image positive, respectueuse, attentionnée et professionnelle de l'archidiocèse et interagir régulièrement avec tous les niveaux de l'archidiocèse et le public.

• Répondre aux courriels, effectuer la collecte d'informations, garder une trace des points d'action et assurer le suivi des points en suspens.
• Fixer les rendez-vous, organiser les réunions incluant la logistique des salles, préparer l'ordre du jour, participer aux réunions, préparer les procès-verbaux et les partager avec les participants.
• Maintenir les systèmes de classement.

• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne compétente.
• Assurer un soutien administratif au bureau de la pastorale francophone en particulier pour la correspondance, les demandes de remboursement, les paiements de factures et autres tâches.
• Produire divers rapports et formulaires et coordonner la préparation de livrets liturgiques bilingues pour les événements diocésains incluant le livre du président.
• Coordonner et gérer les listes de contacts et tenir à jour les bases de données informatiques.
• Assurer la liaison avec des organisations catholiques associées à l'archidiocèse et l’équipe des bénévoles pour la Célébration des anniversaires de mariage.
• Faire la traduction de textes simples.
• S’assurer de fournir les besoins de la chapelle tels les hosties, le vin et les chandelles.
• Faciliter la commande de fournitures de bureau et les demandes de réparation d’équipement pour le département.
• Contribuer aux mises à jour des différentes plateformes (Facebook, Site Internet, etc.)

• Préparer le bulletin hebdomadaire, coordonner les soumissions et abonnements, vérifier le contenu en portant attention aux détails, faire la mise en page et le formatage, et publier en ligne.
• Coordonner les événements du Service de la pastorale et les évènements liturgiques à la Cathédrale Notre-Dame. 

• Autres tâches connexe convenues avec le Directeur de la mission et des services pastoraux francophones ou son délégué.

• Garder diverses listes à jour (liste de bénévoles par exemple).
• S’assurer du traitement des paiements et les suivis qui en découlent.
• Envoyer les demandes de vérification d’antécédent judiciaire et en faire les suivis.
• Répondre aux questions relatives à la vérification des antécédents judiciaires.
• S’assurer de la facturation des antécédents judiciaires demandés par de tierces organisations.
• Autres tâches connexe nécessaires au bon fonctionnement du Milieu sécuritaire.

• Trois ans ou plus d'expérience de soutien administratif.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.

• Excellente connaissance d’Office 365, en particulier Teams, Word, Excel, Outlook et Publisher - la connaissance d'Adobe Acrobat Professional serait un atout.
• Expérience de la mise en ligne de sites Web et de l’utilisation de formulaires en ligne.
• Familiarité et expérience des logiciels de multipostage.
• Expérience avec un programme de base de données (PRODON) et la connaissance des lettres de diffusion électroniques (email blast) est essentielle

• Connaissance de l'Église catholique romaine et de ses structures dirigeantes est un atout.
• Image corporative professionnelle combinée avec un haut niveau de professionnalisme, d'énergie, de vitesse et de précision.
• Démontre de la diplomatie, du tact et de la discrétion dans le traitement de dossiers confidentiels.
• Débrouillardise - fonctionne bien sous pression grâce à d'excellentes compétences en gestion du temps afin de prioriser des tâches multiples et respecter de nombreuses échéances avec un minimum de supervision.
• Compétences interpersonnelles fortes - capacité de bien travailler en collaboration avec d'autres.

• Vérification récente des antécédents judiciaires effectuée par l’archidiocèse.
• Être disponible - certains travaux ou certaines activités peuvent entrainer des heures de travail en dehors des heures normales de bureau.

• 1209, rue Michael, Ottawa
• Temps plein : 37,5 heures par semaine
• Contrat permanent
• Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 (incluant 30 min de pause déjeuner non rémunérée).
• Périodes prolongées en position assise 
• Travail dans un environnement de bureau partagé.

• Assurance maladie et soins dentaires après 3 mois
• Régime de retraite après 6 mois
• Environnement de travail décontracté
• Télétravail occasionnel sur approbation préalable du responsable hiérarchique
• Stationnement gratuit
• Fermeture pour les célébrations de Noël.

Comment postuler

Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae en indiquant votre nom et le titre du poste dans la ligne d'objet de votre courriel à recruitment@archottawa.ca. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Note
En vertu de l'article 24(1)(a) du Code des droits de la personne de l'Ontario, l'archidiocèse d'Ottawa-Cornwall a le droit d'accorder la préférence en matière d'emploi aux candidats catholiques romains.

Date limite de candidature
Ouvert jusqu’à ce qu’un candidat soit recruté.